La gestione dei documenti : dal cartaceo al digitale
Aziende e Pubblica Amministrazione udite udite, oggi è possibile ripulire gli uffici che da sempre hanno svolto la funzione di archivi grazie alla gestione documentale. Gestire i documenti in un’azienda significa gestire quotidianamente numerosi documenti, dal materiale marketing, alle offerte commerciali, alla documentazione tecnica, ai documenti amministrativi. Adesso tutto questo è possibile eseguirlo elettronicamente, una scelta vantaggiosa rispetto alla gestione cartacea. I vantaggi della gestione documentale elettronica o digitale sono :
- la facile reperibilità del documento da qualunque luogo;
- la disponibilità certa del documento;
- la veloce individuazione del documento di interesse;
- la riduzione del volume di ingombro ( il cartaceo è ingombrante );
- la riduzione dei costi di archiviazione;
- la tracciabilità dei passi di redazione di un documento ( quello che tecnicamente viene definito workflow ).
In relazione allo sviluppo della gestione documentale elettronica non va dimenticato che altri sono i processi che gli enti pubblici e le aziende hanno iniziato ad utilizzare come la posta elettronica certificata e relativa firma digitale ( sistema di autenticazione di documenti digitali tale da garantire il c.d. non ripudio ed è basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica ) e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali che permette ad un’azienda di distruggere i documenti amministrativi quali fatture, bolle e libri IVA cartacei.
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